การวางแผนรายได้และค่าใช้จ่าย
การวางแผนรายได้และค่าใช้จ่ายในด้านต่างๆด้วยการจัดทำงบการเงิน
เป้าหมายในชีวิตของบุคคล (Personal Goal in Life )
การวางแผนทางการเงิน ในแต่ละช่วงของชีวิต ไม่ว่าจะเป็นในช่วงวัยทำงาน วัยชรา หรือตอนเกษียณอายุไปแล้วว่าจะมีการจัดการด้านการเงินอย่างไร
บุคคลแต่ละคนย่อมมีเป้าหมายในชีวิตแตกต่างกันออกไป บางคนก็ต้องการ ให้ตัวเอง มีเงินให้มากที่สุด จึงพยายามเก็บออมทุกวิถีทาง ส่วนบางคนก็ต้องการให้มีชีวิตครอบครัว ที่ดีลูกๆ มีการศึกษาอย่างเต็มที่ก็พอใจแล้ว ไม่ว่าเป้าหมายของแต่ละคน จะกำหนดไว้อย่างไรก็ตาม เราอาจสรุปได้ว่าเป้าหมายของบุคคลทั่วไปมี 2 ลักษณะคือ
1. เป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับการเงิน ( Financial Goal ) ซึ่งเป็นเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับเรื่องเงินของบุคคล อันจะมีผลให้ฐานะทางการเงิน ของบุคคล เกิดการเปลี่ยนแปลง เช่น มีความเป็นอยู่ที่ดีขึ้น เป้าหมายการเงินของบุคคลจะสำเร็จก็ต่อเมื่อมีการวางแผนการเงินที่ดี เช่น การรู้จักทำงบประมาณ โดยการควบคุมการใช้เงินอย่างถูกต้องตามแผนที่วางไว้ ตัวอย่างเช่น การมีเงินให้เพียงพอในการศึกษา มีเงินซื้อบ้านเป็นของตัวเอง เป็นต้น
2. เป้าหมายที่ไม่เกี่ยวกับการเงิน ( No financial Goal ) บางครั้งเงินก็ไม่ใช่สิ่งที่บุคคลมุ่งหวังเสมอไป ทัศนคติ ความนึกคิดเกี่ยวกับครอบครัว สังคม ศีลธรรมและศาสนา อาจมีค่าสำคัญกว่าเงินก็ได้เพราะบางคนถือว่า เงินไม่ใช่สิ่งที่สำคัญ ที่สุดในชีวิต คนที่มีเงินก็ใช่ว่าจะมีความสุขทุกคน ดังนั้นเป้าหมายในชีวิตของบุคคลบางคนจึงไม่เกี่ยวกับเรื่องเงินเลยก็มี เช่น เขาตั้งเป้าหมายว่า ต้องการสงเคราะห์ช่วยเหลือผู้อื่นให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
แต่ทุกคนไม่ว่าจะมีระดับอาชีพรายได้และความเป็นอยู่อย่างไรก็ควร จะมีการกำหนดเป้าหมายทางการเงิน (Finance Goal) ของตนไว้ ซึ่งตั้งเป้าหมายนี้ให้กำหนดในระดับที่เหมาะสมและคิดว่าตนเองสามารถทำได้ และจะบรรลุผลสำเร็จตามที่วางไว้
การกำหนดเป้าหมายทางการเงินนั้นควรมีกำหนดทั้งเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว
กล่าวคือถ้าหวังจะให้ตนเองและครอบครัวมีชีวิตความเป็นอยู่ที่ดีในปัจจุบันก็ควรจะต้องมีการกำหนดเป้าหมายทางการเงินในระยะสั้น (Short-term Financial Planning) ไว้ด้วย ในการวางแผนการเงินที่ดีนั้น ผู้วางแผนควรมีความเข้าใจทางด้านเศรษฐกิจและสังคม รวมทั้งรู้จักนำเครื่องมือต่างๆใน การบริหารการเงิน (Financial Management Tools) มาใช้ให้เป็นประโยชน์ เพื่อให้การวางแผนดังกล่าวถูกต้องสมเหตุสมผลและมีทางเป็นไปได้มากยิ่งขึ้น
แผนระยะสั้น (Short- term or current planning) ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับงานบริหารสินทรัพย์สภาพคล่อง (Liquid Assets) เช่น เงินสด เงินฝากต่าง ๆ รวมทั้งการใช้เงินกู้หรือเครดิตอื่น ๆ สำหรับเรื่องการเงินเกี่ยวกับที่อยู่อาศัยนั้นเป็นไปได้ทั้งแผนระยะสั้นและระยะยาว เพราะบางคนใช้วิธีทำประกัน แบบเฉพาะกาล (Term Insurance) หรือบางคนอาจจะทำประกันแบบตลอดชีพ (Whole life Insurance)
แผนระยะยาว (Long –term Planning) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างฐานะความมั่นคงให้บุคคลในอนาคต เช่น การวางแผนการเงินเพื่อเกษียณอายุ การสั่งซื้ออสังหาริมทรัพย์เพื่อสะสมไว้ ตลอดจนการโอนทรัพย์สินเหล่านี้ไปกับทายาท เป็นต้น
การวางแผนการเงินในแต่ละช่วงชีวิตของบุคคล (Personal Financial Planning Life Cycle)
ความสามารถในการหารายได้ของบุคคลในแต่ช่วงชีวิต หรือในแต่ละวัยจะแตกต่างกัน นอกจากนั้นภาระความรับผิดชอบต่อครอบครัว ในแต่ละช่วง จะแตกต่างกันด้วย ดังนั้นบุคคลจึงจำเป็นต้องวางแผนการเงินให้สอดคล้องกับภาระความรับผิดชอบที่มีอยู่ เพื่อให้ทุกช่วงชีวิตของครอบครัว มีเงินใช้จ่ายอย่าง เพียงพอและต่อเนื่อง ลักษณะการเงินในแต่ละช่วงของครอบครัว (Financing the Family life Cycle)
ปัจจัยขั้นพื้นฐานของการวางแผนทางการเงินส่วนบุคคลนับตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้ายประกอบไปด้วยปัจจัยที่สำคัญ 3 ประการ คือ
- ผู้มีส่วนร่วมในการวางแผน (Personal Input) โดยปกติส่วนใหญ่แล้วหัวหน้าครอบครัวจะเป็นผู้กำหนดการวางแผนทางการเงิน ร่วมกับภรรยา และบุตรที่เป็นผู้ใหญ่พอที่จะสามารถร่วมรับผิดชอบได้ แต่ถ้าท่านเป็นคนโสดผู้วางแผนทางการเงินก็คือตัวท่านเอง กล้าที่จะยอมเสี่ยงต่อ การตัดสินใจ ในสิ่งที่มีการวางแผนไว้ และสมาชิกในครอบครัวซึ่งเป็นผู้ใช้แผนการทางการเงินให้ความยินยอมในวัตถุประสงค์ทางการเงิน จะมีผลทำให้การดำเนินงานตามแผนไปได้
- รายได้ส่วนบุคคลสุทธิรวม ปัจจัยสำคัญประการที่สองของการวางแผนทางการเงินโดยส่วนรวม คือ รายได้ส่วนบุคคลสุทธิรวม ซึ่งเป็นจำนวนเงิน รายได้ภายหลังหักภาษีที่สมาชิกในครอบครัวมอบให้แก่ครอบครัว โดยปกติจำนวนรายได้เงินเดือนที่เป็นตัวเลขในบัญชี มักจะมีจำนวนสูงกว่า รายได้ที่รับจริง ๆ เนื่องจากอาจมีการถูกหักไว้เป็นเงินสะสมซึ่งจ่ายให้ภายหลังการเกษียณอายุหรือออกจากงาน รายจ่ายค่าประกันชีวิต เงินสวัสดิการ และอื่น ๆ รายได้ส่วนบุคคลสุทธิรวมรายได้ประจำทั้งหมด ที่ได้รับจากสมาชิกภายในครอบครัว โดยไม่รวมถึง รายได้พิเศษที่สมาชิก หาได้ เช่น การทำงานล่วงเวลาหรือการทำงานพิเศษที่ทำให้รายได้มากขึ้น เพื่อให้เจ้าของเงินได้มีเงินไว้ใช้จ่ายเป็นส่วนตัวได้บ้าง โดยไม่ต้องกัน มาเป็นเงินทุนของครอบครัวเสียทั้งหมด
- การวิเคราะห์บันทึกทางการเงิน การควบคุมรายจ่ายที่ได้ผลมากที่สุดวิธีหนึ่งก็คือการตรวจสอบใบเสร็จรับเงินที่มีอยู่ในครอบครัว ต้องการทราบว่ามีการจ่ายซื้อสินค้าและบริการต่าง ๆ มากน้อยเพียงใด
วัตถุประสงค์ทางการเงิน
ก่อนที่จะมีการกำหนดวัตถุประสงค์ทางการเงินควรต้องทราบถึงจำนวนรายได้สุทธิรวมของครอบครัวเสียก่อนว่ามีจำนวนเท่าใด จึงจะสามารถกำหนดค่าใช้จ่าย ของครอบครัวได้ ซึ่งวัตถุประสงค์ขั้นพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับการใช้จ่ายนั้นมีอยู่ด้วยกัน 3 ประการคือ
- รายจ่ายประจำที่ต้องจ่ายอย่างสม่ำเสมอ คือ รายจ่ายที่เกิดขึ้นทุกเดือนสำหรับการใช้จ่ายในชีวิตประจำวัน ซึ่งได้แก่ ค่าอาหาร ค่าเครื่องนุ่งห่ม ค่าพาหนะเดินทาง ค่าประกันภัย ค่าสาธารณูปโภคต่างๆ ค่ารักษาพยาบาล ค่าซ่อมแซมที่อยู่อาศัยและรายจ่ายอื่นๆที่จำเป็นในการครองชีพครอบครัว การประมาณรายจ่ายประเภทนี้ทำได้โดยการประมาณจากรายจ่ายที่เกิดขึ้นแล้วในอดีตอย่างไรก็ตามในบางครอบครัวที่มีวัตถุประสงค์ทางการเงินอื่น เป็นพิเศษ อาจต้องมีการลดงบประมาณรายจ่ายประเภทนี้ลงบ้าง เพื่อให้วัตถุประสงค์อื่นประสบผลด้วย เช่น การลดรายจ่ายค่าอาหารลงเล็กน้อย หรือเปลี่ยนแปลงประเภทของอาหารที่บริโภคให้มีราคาถูกลง เช่น เปลี่ยนจากรับประทานเนื้อสัตว์มาเป็นผักแทน เป็นต้น
- เงินออมระยะสั้น คือ จำนวนเงินส่วนใหญ่ที่มีการกำหนดเตรียมขึ้นไว้เพื่อวัตถุประสงค์ใดวัตถุประสงค์หนึ่งภายในระยะเวลาไม่นานนักในอนาคต เช่น อาจเป็นระยะเวลา2-3 ปีข้างหน้า ส่วนใหญ่แล้วการออมในระยะสั้นมักเป็นการออมไว้สำหรับรายจ่ายระยะฟุ่มเฟือย เช่น การซื้อเครื่องวีดี- โอ หรือรายจ่ายที่สามารถเลื่อนกำหนดได้ เช่น ซื้อรถยนต์ที่สามารถเลื่อนระยะเวลาในการซื้อไปได้ดังนั้นเงินออมในระยะสั้นจึงสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการกำหนดลำดับก่อนหลังของความ สำคัญในการใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าผู้วางแผนไม่แน่ใจว่าในปีนั้นๆจะมีรายได้รวมทั้งสิ้นเป็นจำนวนเงินเท่าใด หรือสามารถจะมีรายได้พิเศษอื่นใดเพิ่มขึ้นอีกหรือไม่ ดังแสดงตัวอย่างของลำดับการใช้จ่ายไว้ดังนี้ การผากเงินไว้ในธนาคารโดยได้รับผลตอบแทนในรูปของดอกเบี้ยจะช่วยลดจำนวนเงินออมที่จะต้องกันไว้ในอนาคตได้เป็นอย่างดี
- เงินออมในระยะยาว คือ จำนวนเงินที่ตั้งขึ้นเตรียมไว้เพื่อการใช้จ่ายในระยะเวลานานอย่างน้อย 3 ปี ขึ้นไป ซึ่งได้เเก่
3.1. เงินทุนเพื่อโครงการภายหลังการเกษียณอายุ คือ เงินทุนที่ท่านเตรียมไว้ใช้จ่ายภายหลังเกษียณอายุ ซึ่งอาจเป็นเงินทุนเพิ่มเติมจาก เงินรายได้ที่นายจ้างได้หักเก็บสะสมไว้จากเงินเดือนในขณะที่ท่านทำงานอีกก็ได้ ยกตัวอย่างเช่น แผนการออมระยะยาวเดิมที่ท่านต้องการมีเงินทุนทั้งสิ้น 300,000 บาท ไว้เพื่อโครงการใช้จ่ายภายหลังการเกษียณอายุ และจากการปฏิบัติการตามแผนพบว่าท่านจะต้องกันเงินออมไว้ทุกๆ เดือนๆ ละ 1,800 บาท โดยได้รับผลตอบแทนในอัตรา ร้อยละ 10 ต่อปีเป็นเวลาทั้งสิ้น 30 ปีก่อนการเกษียณอายุ
สมมติว่าขณะนี้ท่านมีอายุ 30 ปี และจะเกษียณอายุเมื่อท่านมีอายุ 60 ปี ) แต่ในปัจจุบันมีภาวะเงินเฟ้อเกิดขึ้นในอัตราร้อยละ 5-8 ต่อปี ย่อมหมายความว่าผลตอบแทนที่ท่านได้รับในอัตราร้อยละ 10 ต่อปี จะมีอัตราสุทธิเพียงร้อยละประมาณ 2 - 5 ต่อปีเท่านั้น นั่นคือท่านจะต้องมีแผนการอื่น เพื่อป้องกันผลประโยชน์ที่อาจสูญเสียไปในอนาคตร่วมด้วย
3.2 เงินทุนเพื่อการศึกษาของบุตร การเตรียมเงินทุนไว้เพื่อการศึกษาของบุตรจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งในภาวะปัจจุบัน เพราะนับตั้งแต่บุตรได้เกิดมาจนมีอายุครบ 3 ปี ผู้ปกครองจะต้องมีการวางแผนการออมเพื่อการศึกษาไว้ให้แก่พวกเขาทั้งหลาย ซึ่งจำนวนเงินออมจะเป็นจำนวนมากน้อยเท่าใดขึ้นอยู่กับแผนการศึกษาที่ผู้ปกครองได้วางไว้
3.3. เงินลงทุนซื้อหุ้นพันธบัตร ทรัพย์สินที่เคลื่อนที่ไม่ได้ อันเป็นเงินลงทุนเพิ่มเติมจากรายได้ในปีก่อนๆ ที่สะสมไว้ ในการจัดการทางการเงิน ต่อไปได้โดยไม่มีความเดือดร้อนมากนัก ตัวอย่างเช่น หากท่านหรือท่านและคู่สมรสมีแผนการที่จะเริ่มต้นการารออม เพื่อสะสมเงินไว้ซื้อบ้าน ที่อยู่อาศัย ด้วยการใช้ระบบเงินผ่อน หมายความว่า ท่านจะต้องมีเงินดาวน์ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่ท่านจะต้องจ่ายให้กับผู้ขาย ก่อนที่จะมีการทำ สัญญาเงินผ่อนในขั้นต่อไป โดยทั่วไปแล้วจำนวนเงินดาวน์จะเป็นจำนวนเงินประมาณร้อยละ 10 - 20 ของราคาบ้านที่ตกลงซื้อขายกัน ดังนั้นจำนวนเงินดังกล่าว จึงอาจเป็นจำนวนเงินที่ค่อนข้างมากและท่านต้องใช้เวลาออมนานกว่า 3 ปีขึ้นไป จึงถือเป็นเงินออมระยะยาว ได้ประเภทหนึ่ง อย่างไรก็ตามถ้าท่านได้ทราบถึงจำนวนเงินทุน ระยะเวลาในการออม อัตราผลตอบแทนที่จะได้รับ และผลกระทบอื่นใดแล้ว ย่อมเป็นการง่ายในการวางแผนและการบรรลุวัตถุประสงค์ได้ด้วยดี
อย่างไรก็ตาม เงินออมในระยะยาวอาจถูกกระทบกระเทือนจากผลของภาวะเงินเฟ้อ โดยการทำอำนาจซื้อของเงินลดลง ดังนั้นการวางแผนในระยะยาว จึงไม่ควรลืมที่จะคำนึงถึงสภาวะเงินเฟ้อที่อาจเกิดขึ้นได้หรือในกรณีที่ครอบครัวใดมีเงินคงเหลือจากการใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก และนำเงินนั้นไปลงทุน หรือเก็บออมไว้เพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าวข้างต้น ก็สามารถถือเป็นการออมระยะยาวได้โดยไม่ต้องมีการวางแผนการออมตามวิธีข้างต้น
การวางระบบการจัดทำงบประมาณส่วนบุคคล
การวางระบบการจัดทำงบประมาณที่ดีจำเป็นจะต้องมีการจัดเก็บรักษาบันทึกทางการเงินที่สำคัญไว้อย่างครบถ้วนซึ่งได้แก่ บันทึกหลักฐานเกี่ยวกับรายรับ รายจ่าย และการออม เพระถ้าท่านไม่มีหลักฐานเหล่านี้หรือไม่มีระบบการเก็บรักษาที่รอบคอบและรัดกุมแล้ว ท่านจะไม่สามารถทราบหรือ ประมาณได้ว่า รายรับทั้งหมดตามบัญชีรายได้ที่ท่านรับหรืออาจจะได้รับเพิ่มเติมนั้นจำนวนเท่าใด ภาษี ณ ที่จ่าย และรายรับ สุทธิเป็นจำนวนที่แท้จริงทั้งสิ้นเท่าใด อีกทั้งรายได้จำนวนนั้นได้ถูกนำไปใช้จ่ายทางใดได้มีการจัดวางระบบการจัดเก็บรักษาข้อมูลบ้าง อย่างไร และเป็นจำนวนเงินมากน้อยเพียงใด ในเรื่องนี้ควรไว้โดยเฉพาะพร้อมทั้งจัดทำเป็นบันทึกทางการเงินส่วนบุคคลเก็บไว้และถือเป็นหลักฐานสำคัญของครอบครัวเพื่อประโยชน์ใน การวางแผนทางการเงินส่วนบุคคลดังกล่าวแล้ว ซึ่งหลักฐานบันทึกทางการเงินที่สำคัญ ได้แก่
1. งบรายได้ และรายจ่ายส่วนบุคคล งบรายได้และรายจ่ายส่วนบุคคล
เป็นรายงานที่แสดงถึงที่มาของรายได้และที่ไปของรายจ่ายของครอบครัวซึ่งรายได้ของบุคคลอาจได้มาจากหลายทาง เช่น จากงานประจำที่ทำอยู่ การทำงานอดิเรก ดอกผลที่เกิดจากสินทรัพย์ลงทุน ตลอดจนบำเหน็จบำนาญและสวัสดิการต่างๆที่ได้รับ ซึ่งได้แก่ อาหาร เครื่องนุ่งห่ม ที่อยู่อาศัย ยารักษาโรค นอกจากนั้นเป็นการจ่ายเพื่อซื้อสิ่งของต่างๆที่อำนวยความสะดวกสบาย การใช้จ่ายเกี่ยวกับพันธะทางการเงินที่มีอยู่ เช่น ค่าเบี้ยประกัน ค่าดอกเบี้ยเงินกู้ ตลอดจนค่าภาษีเป็นต้น นอกจากนั้นยังมีการจ่ายกรณีพิเศษอื่นๆอีก เช่น การบริจาคต่างๆ อย่างไรก็ตามการใช้จ่ายของบุคคล มักจะขึ้นอยู่กับความจำเป็นและความพอใจที่จะได้รับเป็นสำคัญ ดังนั้นงบนี้จึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีมากในการวางแผนทางการเงินส่วนบุคคล เพราะในการทำงบประมาณรายได้รายจ่ายส่วนบุคคลได้มีการจัดหมวดหมู่และแยกประเภทของรายได้และรายจ่ายของครอบครัวไว้อย่างเป็น ระบบแล้ว
ตารางที่1-1 แสดงตัวอย่างของงบรายได้และรายจ่ายส่วนบุคคลประจำปี พ.ศ.25…ของครอบครัวนาย ก
| รายได้ | จำนวนเงิน |
| เงินเดือนนาย ก | 240,000- |
| รายได้พิเศษของนาย ก | 200,000- |
| เงินเดือนภรรยานาย ก | 180,000- |
| รายได้ดอกเบี้ยเงินฝากประจำ | 130,000- |
| รายได้รวม | 650,000- |
| รายจ่าย | |
| ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา | |
| นาย ก | 8,400- |
| ภรรยา | 6,000- |
| รวม | 14,400- |
| บ้านที่อยู่อาศัย | |
| เงินผ่อนชำระ | 48,000- |
| ค่ากรมธรรม์ประกันอัคคีภัย | 600- |
| ค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา | 6,000- |
| ค่าน้ำค่าไฟค่าสาธารณูปโภคภายในบ้าน | 12,000- |
| รวม | 66,600- |
| อาหาร | 54,000- |
| เครื่องนุ่งห่ม | |
| นาย ก | 5,000- |
| ภรรยา | 10,000- |
| บุตร 3 คน | 10,000- |
| รวม | 25,000- |
| เงินผ่อนชำระค่าซื้อรถยนต์ | 120,000- |
| ค่ากรมธรรม์ประกันอุบัติเหตุ | 3,000- |
| ค่าน้ำมันและค่าบำรุงรักษา | 36,000- |
| ค่าซ่อมแซมรถ | 10,000- |
| รวม | 169,000- |
| ค่ามหรสพและงานเลี้ยงต่างๆ | 3,000- |
| รายจ่ายค่าพักผ่อนวันหยุด | 6,000- |
| รวม | 9,000- |
| ค่ารักษาพยาบาล | |
| ค่ายารักษาโรค | 6,000- |
| ค่าทำฟัน | 4,000- |
| ค่ายาประจำบ้าน | 1,000- |
| รวม | 11,000- |
| ค่ากรมธรรม์ประกันชีวิตแบบตลอดชีพ | 5,000- |
| ค่าเล่าเรียนบุตร | 20,000- |
| ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล (นาย ก ภรรยา และบุตร ) | 9,000 |
| เงินออมเพื่อการเกษียณอายุ | 10,000 |
| ค่าภาษีสังคมและการบริจาคการกุศลต่าง ๆ | 3,000 |
| ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด | 6,000 |
| รวมรายจ่าย | 402,000 |
| เงินที่เหลือ | 248,000 |
2. งบดุลส่วนบุคคล
งบดุลส่วนบุคคลคืองบการเงินที่ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 ส่วนคือ ส่วนที่หนึ่งแสดงถึงรายการทีทรัพย์สินที่ท่านเป็นเจ้าของ ซึ่งได้แก่สินทรัพย์ทั้งหลายที่ท่านมีอยู่ ส่วนที่สองแสดงถึงภาระหนี้สินต่างๆ ของท่านและส่วนที่สามก็คือผลต่างระหว่างส่วนที่หนึ่งและส่วนที่สอง ซึ่งเรียกว่ามูลค่าสุทธิ (net worth ) ดั้งมูลค่าสุทธินี้ก็จะคือมูลค่าความแตกต่างระหว่างสินทรัพย์และหนี้สินนั่นเอง ดังแสดงตัวอย่างในงบดุลของครอบครัวนาย ก
ตัวอย่างงบดุลของครอบครัวนาย ก เมื่อวันที่ 1 มกราคม 25..
| สินทรัพย์ | |
| สินทรัพย์หมุนเวียน | จำนวนเงิน |
| เงินสดในมือ | |
| บัญชีเงินฝากกระแสรายวัน | 10,000- |
| บัญชีเงินฝากออมทรัพย์ | 1,000- |
| มูลค่าเงินคืนกรมธรรม์ประกันชีวิต | 30,000- |
| เงินลงทุน | |
| โครงการภายหลังการเกษียณอายุ | 10,000- |
| หุ้นสามัญ | 50,000- |
| พันธบัตรรัฐบาล | 100,000- |
| รวมสินทรัพย์หมุนเวียน | 201,000- |
| สินทรัพย์ประจำ | |
| รถยนต์ (มูลค่าตามราคาตลาด) | 300,000- |
| สินทรัพย์ส่วนบุคคล(เครื่องเรือน เครื่องเพชร ตู้เย็น โทรทัศน์ ฯลฯ ) | 350,000- |
| บ้านและที่ดิน (มูลค่าราคาตลาด) | 15,000,000- |
| รวมสินทรัพย์ประจำ | 15,650,000- |
| รวมสินทรัพย์ทั้งหมด | 15,851,000- |
| หนี้สินและมูลค่าสุทธิ | |
| หนี้สิน | |
| หนี้สินที่ยังค้างชำระ | |
| ค่าน้ำค่าไฟค้างจ่าย | 1,500- |
| ค่าโทรศัพท์ค้างจ่าย | 300- |
| รวมหนี้สินค้างชำระ | 1,800- |
| เงินกู้ที่ต้องผ่อนชำระ | |
| ค่าผ่อนบ้านและที่ดิน | 300,000- |
| รวมเงินกู้ผ่อนชำระ | 300,000- |
| รวมหนี้สินทั้งหมด | 301,800- |
| มูลค่าสุทธิรวมทั้งหมด | 15,549,200- |
3. การบันทึกรายการทรัพย์สินส่วนบุคคล
โดยปกติทั่วไปแล้วทุกท่านย่อมมีทรัพย์สินส่วนตัวด้วยกันทั้งนั้นซึ่งสินทรัพย์ส่วนบุคคลนี้หมายความถึงทรัพย์สินมีค่า เช่น เพชร พลอย เสื้อผ้า เครื่องประดับส่วนตัว และเครื่องใช้ภายในบ้านทุกชนิดเช่น เครื่องเรือน เครื่องลายคราม เครื่องเสียง และเครื่องใช้ ต่าง ๆ จากตารางตัวอย่างของงบดุล ที่อยู่ข้างต้น จะเห็นได้ว่า รายการทรัพย์สินส่วนนี้มีมูลค่าถึง 350,000 บาท ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่ค่อนข้างสูง เมื่อเทียบกับรายการทรัพย์สินอื่น ดังนั้นการเก็บบันทึกรายการชื่อทรัพย์สิน วันที่ซื้อ ร้านที่ซื้อ และราคาที่ได้จ่ายไปจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก ด้วยเหตุผล 2 ประการ คือ ประการที่หนึ่ง ในกรณีที่ท่านมีการประกันอัคคีภัยสำหรับอาคารบ้านที่อยู่อาศัยไว้โดยที่มูลค่ารวมทรัพย์สินมีค่าภายในบ้านไว้ด้วยแล้ว เมื่อเกิดความเสียหายแก่ทรัพย์สิน เหล่านั้นขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการถูกโจรกรรมหรือการถูกไฟไหม้ ท่านจะสามารถพิสูจน์ได้ทันทีถึง หลักฐานการครอบครองทรัพย์เหล่านั้น และได้รับค่าสินไหมทดแทนตามมูลค่าที่ได้ตีราคาไว้กับบริษัทประกันภัย เพราะในปัจจุบันบริษัทประกันภัยยินยอมให้ผู้เอาประกัน สามารถประกันอัคคีภัย สำหรับผู้อยู่อาศัยได้ในวงเงินที่สูงกว่าราคาของอาคารโดยตีมูลค่า ของทรัพย์สินภายในบ้านเพิ่มเข้าไปอีกประการที่สอง ถ้าทรัพย์สินของท่านถูกขโมยไปโดยที่ท่านไม่ได้ทำประกันไว้ ท่านก็สามารถที่จะแสดงหลักฐานการเป็นเจ้าของได้ในกรณีที่เจ้าหน้าที่ตำรวจ สามารถติดตามทรัพย์สินนั้นมาได้หรือขอคำยืนยันจากร้านที่ซื้อโดย การตรวจสอบกับหลักฐานการซื้อให้ถูกต้องตรงกัน
การบันทึกรายการและหลักฐานของทรัพย์สินส่วนบุคคล ที่ท่านเป็นเจ้าของนี้ควรทำการเก็บรวบรวมไว้ในแฟ้มเอกสารให้เรียบร้อย พร้อมทั้งทำเครื่องหมายหรือเขียนกำกับไว้หน้าแฟ้มด้วยคำว่าเป็นแฟ้ม "ทรัพย์สินส่วนบุคคล" หรือถ้ามีการถ่ายรูปทรัพย์สินทุกชนิดไว้และ ทำบันทึกแจกแจงรายละเอียดของลักษณะทรัพย์สินแนบไว้พร้อมกับรูปภาพได้จะเป็นวิธีที่รอบคอบ มากยิ่งขึ้น เพราะทรัพย์สินมีค่า เช่น เครื่องเพชรพลอย เครื่องแก้วเจียรไน เครื่องลายคราม ฯลฯ อาจมีการโจรกรรมได้ง่ายเพราะเป็นทรัพย์สินที่มีมูลค่าสูงและไม่ค่อยถูกกระทบกระเทือนจากผลของเงินเฟ้อ หรือมีค่าเสื่อมราคาเมื่อเวลาผ่านเลยไปเหมือนเช่น รถยนต์ หรือเครื่องเรือน ดังนั้นการให้ความระมัดระวัง และเห็นคุณค่าของการเก็บบันทึกเช่นนี้ จะช่วยให้ท่านสามารถตรวจสอบทรัพย์สินของท่านได้ว่ามีสิ่งใดสูญหายหรือมีสภาพที่ชำรุดทรุดโทรมไป จากเดิมเพียงใดโดยการตรวจสอบจาก หลักฐานและรูปภาพในแฟ้มที่เก็บรักษาไว้ เพื่อประโยชน์ในการนำกลับคืนมาและบำรุงรักษาไว้ให้เป็นสมบัติของครอบครัวต่อไป
4. บันทึกรายการเสียภาษี
เมื่อถึงรอบระยะเวลาในการเสียภาษี การมีบันทึกที่สมบูรณ์เก็บรวบรวมไว้อย่างเป็นระบบจะช่วยให้ท่านทราบถึงกำหนดของการชำระภาษี รวมทั้งจำนวนเงินรายจ่ายที่จำเป็นจะต้องใช้จ่ายได้ถูกต้องว่ารายการภาษีประเภทใดบ้างที่ท่านมีหน้าที่ที่จะต้องชำระ เช่น อาจมีภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ภาษีที่ดิน หรือดอกเบี้ยและเงินปันผลจากการลงทุนดังนั้นการจัดหมวดหมู่ของรายการให้เป็นระเบียบไว้ในแฟ้มเอกสารจึงเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญมาก เพราะถ้าท่านละเลยหลีกเลี่ยงหรือเพิกเฉยต่อการเสียภาษีไม่ว่าจะเป็นภาษีประเภทใดก็ตามท่านจะต้องมีความผิดและอาจต้องคดีตามกฎหมาย เช่น อาจถูกปรับหรือจำคุก หรือทั้งจำทั้งปรับตามความหนักเบาของความผิดที่ได้รับ นอกจากนั้นการเก็บหลักฐานการเสียภาษีให้ครบถ้วนภายหลัง การชำระภาษีแล้ว เช่น ใบเสร็จรับเงินค่าภาษี สำเนาใบแสดงรายการแบบยื่นเสียภาษีหรือใบ ภงด. สำเนารายการได้เงินเดือนและรายได้อื่นใด ที่ต้องเสียภาษีได้ สำเนาใบหักภาษี ณ ที่จ่าย บัตรประจำตัวผู้เสียภาษีและหลักฐานที่เกี่ยวกับ การชำระภาษีทุกประเภท จะช่วยให้ท่านมีความสะดวกในการชำระภาษีครั้งต่อไป รวมถึงการคำนวณภาษีและการเรียกคืนภาษีที่ชำระเกินไว้ได้ถูกต้องอีกด้วย
5. บันทึกรายการหลักฐานการมีกรรมสิทธิ์ในบ้านและที่ดิน
บันทึกหลักฐานที่มีความสัมพันธ์กับบ้านและที่ดิน ได้แก่ โฉนดที่ดิน พิมพ์เขียว แบบบ้าน และบันทึกรายจ่ายในการต่อเติมหรือปรับปรุงอาคารบ้านที่อยู่อาศัย ซึ่งรายการหลักฐานทั้ง 3 สิ่งนั้น เป็นบันทึกสำคัญที่ท่านต้องเก็บรักษาไว้อย่างดีที่สุดหรือเก็บไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัยที่สุด เพราะเมื่อท่านตัดสินใจใช้ที่ดิน ท่านจะได้รับโฉนดที่ดิน ระวางวัด ขนาดพื้นที่แหล่งและทิศทางของที่ดิน หมายเลขหลักเขตตำบลที่อยู่ และหลักฐานในการโอนกรรมสิทธิ์หรือ การเปลี่ยนเจ้าของกรรมสิทธิ์ โฉนดที่ดินจะเป็นหลักฐานแสดงว่าท่านมีกรรมสิทธิ์ในที่ดินตามตำแหน่งพื้นที่ที่กำหนดไว้ในโฉนด และหากมีการซื้อขาย เกิดขึ้นในภายหลังท่านก็จะมอบหลักฐานและโอนกรรมสิทธิ์นั้นให้แก่ผู้ซื้อต่อไป ส่วนพิมพ์เขียวแบบบ้านก็เป็นหลักฐานที่มีความสำคัญ ที่ท่านควรเก็บรักษาไว้ แม้ท่านจะสร้างบ้านเสร็จแล้วก็ตาม เพราะในอนาคตท่านอาจมีแผนการในการตกแต่งและปรับปรุงโครงสร้าง หรือซ่อมแซมตัวบ้าน เพิ่มเติม เช่น ในกรณีที่มีบุตรหรือสมาชิกในบ้านเพิ่มขึ้นหรือมีบุตรของท่านเติบโตและต้องการที่พักเป็นสัดส่วนของตนเอง เป็นต้น ในการตัดสินใจปรับโครงสร้างของบ้านใหม่นี้แบบแปลนของแบบบ้านเดิมจะช่วยให้สถาปนิกของผู้รับเหมาดำเนินการได้เร็วขึ้น เนื่องจากการสามารถทราบถึงตำแหน่งและจุดสำคัญในการก่อสร้างทำให้การวางแบบแปลนใหม่ทำได้ง่ายแต่ถ้าท่านซื้อบ้านจัดสรรหรือซื้อบ้าน ต่อจากผู้อื่น และท่านไม่ได้รับแบบแปลนของบ้านหลังนั้นท่านก็ควรจะขอถ่ายสำเนา มาจากเจ้าของบ้านเดิมไว้เป็นหลักฐานร่วมกับโฉนดที่ดิน จะเป็นวิธีที่ดีที่สุดและ ภายหลังจากการก่อสร้างบ้านหรือการต่อเติมซ่อมแซมบ้านใหม่เสร็จเรียบร้อยแล้ว หลักฐานรายจ่ายทั้งหลายท่านควรเก็บรักษาไว้อย่างดีเช่นกัน เพื่อที่ท่านจะได้ทราบถึงมูลค่าของราคาบ้านทั้งหมด แต่ถ้าท่านซื้อบ้านจัดสรรหรือซื้อบ้านต่อจากผู้อื่น ท่านก็ควรจะเก็บหลักฐานการซื้อไว้ด้วย ซึ่งได้แก่ ใบเสร็จรับเงินตามราคาซื้อขาย ใบเสร็จค่าธรรมเนียม ค่าโอนกรรมสิทธิ์ ค่าภาษีการขาย ค่านายหน้า เพื่อที่ว่าหากภายหลังท่านอายุมากขึ้น และไม่มีความจำเป็นจะต้องมีบ้านที่มีห้องมากมายอีกต่อไป เนื่องจากสมาชิกในบ้านได้แยกย้ายไปมีบ้านของตนเองบ้าง หรือไปมีกิจการอาชีพอยู่ในถิ่นที่อื่นบ้างหรือท่านไม่มีความสามารถ ในการดูแลรักษาบ้านได้เท่าเดิม ท่านอาจตัดสินใจขายบ้านของท่าน เพื่อซื้อบ้านหลังใหม่ที่มีขนาดเล็กกว่า หรือย้ายไปอยู่หอพักหรือ
อพาร์ทเมนท์ เช่นนี้จะทำให้ท่านสามารถตั้งราคาขายของบ้านได้ถูกต้อง ตามหลักฐาน ตามรายจ่ายที่ท่านมีอยู่ เช่นหลักฐานในการซื้อเมื่อ 30 ปีก่อน เป็นราคาทั้งสิ้น 100,000 บาท รวมกับราคาต่อเติมอีก 50,000 บาท แต่ในปัจจุบันท่านจะตั้งราคา 150,000 บาท ไม่ได้ เนื่องจากอำนาจซื้อของเงินในอดีตกับปัจจุบันมีมูลค่าไม่เท่ากัน แต่ท่านก็สามารถใช้มูลค่าเดิมเป็นฐานในการกำหนดราคาปัจจุบันได้ และทราบถึงกำไรสุทธิที่ท่านควรจะได้รับ นอกจากนั้นท่านยังจะสามารถกำหนดราคาต่อรองที่ท่านสามารถรับได้อีกด้วย
อย่างไรก็ตาม หลักฐานที่มีความสัมพันธ์กับตัวบ้านทั้ง 3 ประการนี้ ท่านอาจเก็บไว้รวมกันในตู้นิรภัยของธนาคารที่ท่านเป็นลูกค้าอยู่ หรือจะทำการเก็บรักษาแยกจากกันไว้ก็จะทำให้ท่านสามารถตรวจค้นได้สะดวกขึ้น เพราะหลักฐานใบเสร็จรับเงินอาจมีจำนวนมาก จากการที่ท่านได้มีการซ่อมแซมบ้านหลายครั้ง ดังนั้นหากมีรายการจ่ายค่าซ่อมแซม ตกแต่ง หรือต่อเติมบ้านเป็นจำนวนมากแล้ว การเก็บหลักฐานไว้แยกจากหลักฐานโฉนดที่ดินและพิมพ์เขียวแบบบ้านจะลดความหลงลืมและสูญหายได้ดีขึ้น
6. บันทึกหลักฐานในการประกันภัย
เมื่อท่านได้รับความเสียหายที่มีต่อทรัพย์สินหรือชีวิตโดยที่ท่านมีกรมธรรม์ประกันภัย และมีการเก็บรักษาไว้อย่างเป็นระบบที่ปลอดภัย ท่านหรือผู้รับผลประโยชน์ตามกรมธรรม์จะสามารถนำ หลักฐานไปอ้างสิทธิ์ในการรับสินไหมทดแทนได้ภายในกำหนด ที่บริษัทรับประกันระบุไว้ ตามเงื่อนไข สัญญาการทำประกันภัย ดังนั้นหลักฐานสำคัญในการทำ ประกันภัย คือ ใบขอทำประกัน ใบกรมธรรม์
7.บันทึกหลักฐานในการลงทุน
เมื่อท่านมีการลงทุนซื้อหลักทรัพย์หรือพันธบัตรรัฐบาล การบันทึกรายการต่างๆ จะเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งด้วยเหตุผลประการแรกคือ ท่านจะสามารถทราบได้ว่ารายการลงทุนประเภทใดบ้างที่ท่านจะต้องเสียภาษีและเป็นจำนวนเท่าใด รายการลงทุนประเภทใดที่ท่านไม่ต้องเสียภาษีและท่านจะสามารถเครดิตขอคืนภาษีได้เป็นจำนวนทั้งสิ้นเท่าใด ประการที่สอง ท่านจะสามารถคำนวณรายได้เงินปันผลและดอกเบี้ยได้อย่างถูกต้อง ประการสุดท้าย ท่านสามารถวิเคราะห์ถึงความเสี่ยงในการลงทุนของท่านได้ว่าในการลงทุนเช่นนี้ท่านมีความเสี่ยงหรือไม่เสี่ยงในการลงทุนอย่างไร เพราะในการซื้อขายหลักทรัพย์ทุกครั้งท่านจะต้องดำเนินการผ่านบริษัทสมาชิก (Broker) ซึ่งพวกเขาจะเป็นผู้ให้หลักฐานในการวิเคราะห์การลงทุนแก่ท่าน เช่น งบการเงินของบริษัทที่ท่านลงทุน หลักฐานแสดงราคาและมูลค่าของหลักทรัพย์ ใบโอนกรรมสิทธิ์ ใบสำคัญการซื้อและขายเพื่อแสดงถึงผลกำไรและขาดทุน ใบภาษี ฯลฯ หลักฐานสำคัญเหล่านี้ท่านควรต้องเก็บไว้ในบันทึกหลักฐานซึ่งอาจเป็นแฟ้มเอกสารโดยเฉพาะและมีผู้ได้รับมอบหมายให้ดูแล หรือท่านควรดูแลรักษาไว้ด้วยตนเองก็ได้ เพราะหลักฐานการลงทุนเป็นหลักฐานที่แสดงถึงฐานะของครอบครัวได้ดีประเภทหนึ่ง นอกจากนั้นยังสามารถใช้เป็นหลักฐานในการจำนองได้เช่นเดียวกับโฉนดที่ดินหรือกรมธรรม์ประกันชีวิตอีกด้วย ยิ่งกว่านั้นหลักทรัพย์เหล่านี้ยังถือเป็นหลักทรัพย์ที่เปลี่ยนมือได้ง่ายลักษณะเดียวกับเงินสด จึงควรให้การระมัดระวังต่อการสูญหายและมีการบันทึกหลักฐานต่างๆไว้อย่างละเอียดรอบคอบที่สุด
8.บันทึกรายการหลักฐานสำคัญส่วนอื่นๆ
หลักฐานเอกสารสำคัญส่วนบุคคลนอกเหนือจากเอกสารทางการเงินส่วนบุคคล 7 ประเภทข้างต้นได้แก่ เอกสารใบทะเบียนบ้าน ซึ่งมีรายชื่อของสมาชิก ภายในครอบครัว หลักฐานการเพิ่มหรือลดของสมาชิก เช่น การเกิดบุตรใหม่ การตาย การโยกย้ายที่อยู่ การเปลี่ยนแปลงชื่อ คำนำหน้าชื่อ นามสกุล ยศ ตำแหน่ง ใบสูติบัตรของบุตรทุกคน ใบรับรองการรับบุตรบุญธรรม ใบทะเบียนสมรสของหัวหน้าครอบครัว เพราะหลักฐานต่างๆเหล่านี้ จะเป็นหลักฐานสำคัญ และมีประโยชน์ในการนำบุตรไปเข้าศึกษาในสถานศึกษาต่างๆ การสมัครงาน การทำหนังสือเดินทาง การทำใบขับขี่ การทำบัตรประชาชน ฯลฯ ส่วนหลักฐานอื่นก็ได้แก่ พินัยกรรม หรือจดหมายคำสั่งเสียแทนพินัยกรรมในกรณีที่ผู้นำครอบครัวไม่สามารถจัดทำพินัยกรรมได้เรียบร้อย บันทึกของทนายความ รวมถึงเอกสารที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับสมาชิกภายในครอบครัวทุกประเภท เช่น อาจเป็นบันทึกจดหมายบอกถึง สถานที่เก็บรักษาทรัพย์สินส่วนตัว โฉนดที่ดิน บัญชีเงินฝากธนาคารทุกประเภท กรมธรรม์ประกันชีวิต การมอบศพให้โรงพยาบาล และการจัดงานศพ เป็นต้น ซึ่งในแต่ละครอบครัวอาจมีเอกสารสำคัญแตกต่างกันไปตามนโยบายการดำรงชีวิตที่ต่างกันของหัวหน้าครอบครัวและสมาชิก
แบบแผนในการเก็บรักษาบันทึกทางการเงินส่วนบุคคล
บันทึกทางการเงินส่วนบุคคลที่สำคัญ 8 ประเภทดังกล่าวข้างต้น ส่วนใหญ่แล้วมักมีการเก็บรักษาไว้ที่บ้าน โดยเก็บไว้ในแฟ้มเอกสาร แต่สถานที่ที่ปลอดภัย ที่สุด ควรเป็นการเก็บรักษาไว้ที่ตู้นิรภัยของธนาคารที่ท่านเป็นลูกค้าอยู่ เพื่อเป็นการหลีกเลี่ยงปัญหาในการสูญหาย การสูญเสียจากการถูกโจรกรรม หรือไฟไหม้บ้านเป็นต้น เพราะการเก็บไว้ในตู้นิรภัยท่านจะแน่ใจได้ว่ามีความปลอดภัยมากกว่า เนื่องจากทางธนาคารมีการรักษาความปลอดภัยที่ดี และทุกครั้งที่ท่านต้องการใช้เอกสารที่เก็บไว้ในตู้นิรภัย ท่านจะต้องไปธนาคารและดำเนินการตามขั้นตอนในการขอดูเอกสาร คือ การทำใบคำร้องขอเปิดตู้ พร้อมทั้งลงนามกำกับในใบคำร้องให้เหมือนกับตัวอย่างที่ท่านให้เป็นตัวอย่างไว้กับธนาคาร เมื่อธนาคารแน่ใจว่าถูกต้องตรงกันแล้ว ท่านจึงสามารถเข้าไปในห้องนิรภัยได้พร้อมกับเจ้าหน้าที่ของธนาคารที่ทำหน้าที่ดูแลรักษาตู้ของท่าน การใช้บริการก็เป็นเพียงการจ่ายค่าธรรมเนียม ให้แก่ธนาคารในอัตราที่ธนาคารกำหนด ซึ่งนับว่าเป็นจำนวนเงินที่น้อยกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับบริการความปลอดภัยที่ท่านได้รับ
อย่างไรก็ตาม แม้ว่าบันทึกทางการเงินส่วนบุคคลที่สำคัญจะต้องมีการเก็บรักษาให้มีความปลอดภัยมากที่สุดแล้วก็ตาม แต่สิ่งที่ควรตระหนักให้มาก อีกประการหนึ่งก็คือ การให้สมาชิกในครอบครัวทราบด้วยว่าบันทึกเหล่านั้นมีบันทึกอะไรบ้าง ทำการเก็บรักษาไว้ที่ใดและจะสามารถนำหลักฐานเหล่านั้น มาตรวจสอบได้ประการใด เพราะเวลาที่เกิดภาวะฉุกเฉิน เช่น หัวหน้าครอบครัวเสียชีวิตอย่างกะทันหัน หรือเกิดการเจ็บป่วยจนไม่สามารถปฏิบัติงาน ตามปกติได้เช่นนี้หักสมาชิกในครอบครัวจะสามารถรับภาระแทนได้แล้ว ครอบครัวของท่านจะไม่มีโอกาสประสบกับความเดือดร้อน ประโยชน์จากการอ้างสิทธิบางประการ เช่น การอ้างสิทธิรับผลประโยชน์จากการประกันภัย เป็นต้น นอกจากบันทึกทางการเงินส่วนบุคคล จะเป็นบันทึกรายการสินทรัพย์เป็นส่วนใหญ่แล้ว การเก็บบันทึกรายการหนี้สินและสัญญาการเป็นหนี้ทุกชนิดร่วมด้วยก็จะเป็นหลักฐานที่สำคัญเช่นกัน เพราะสมาชิกในครอบครัวจะได้จัดการภาระทางการเงินให้เสร็จสิ้นเรียบร้อยไปได้ หรือไม่ถูกกล่าวอ้างการเป็นหนี้สินโดยไม่มีหลักฐาน ซึ่งหมายความว่าการจัดการทางการเงินจะสำเร็จลุล่วงไปได้ถ้าสมาชิกในครอบครัวมีส่วนร่วมในการจัดการ นับตั้งแต่การวางแผน การกำหนดวัตถุประสงค์ การปฏิบัติการตามแผนการเก็บรักษาจนถึงการวิเคราะห์ผลที่เกิดขึ้นในขั้นสุดท้าย